Suurtapahtuman vapaaehtoisjoukkoon on ilmoittautunut mukaan jo noin 200 vapaaehtoista ja talkoolaista, mutta erityisesti asiakaspalvelu- ja liikenteenohjaustehtäviin etsitään edelleen lisää tekijöitä.
Kuninkuusravien tapahtumakoordinaattorina työskentelevä Etta Pakkanen vastaa tapahtumassa vapaaehtoisten koordinoinnista. Hänen mukaansa vapaaehtoiset ovat yksi tapahtuman tärkeimmistä voimavaroista.
“Ei näin suurta tapahtumaa pystyttäisi millään järjestämään ilman vapaaehtoisia”, Pakkanen painottaa.
Kuninkuusravien vapaaehtoiset näkyvät tapahtumaviikonlopun aikana käytännössä kaikkialla. Heitä tarvitaan muun muassa lipunmyyntiin, rannekkeenvaihtoon, liikenteenohjaukseen sekä VIP- ja mediaemänniksi ja -isänniksi. Lisäksi vapaaehtoisia työskentelee ravintola- ja kahvilatoiminnan avustavissa tehtävissä, tallialueen siistimisessä sekä erilaisissa toimisto- ja taustatehtävissä. Mukana on myös vapaaehtoisia, joiden vastuulla on huolehtia muiden vapaaehtoisten hyvinvoinnista tapahtuman aikana.
“Kulisseissa on valtava määrä vapaaehtoisia tekemässä töitä sen eteen, että tapahtuma sujuisi”, Pakkanen toteaa.
Vaikka talkoolaiset osallistuvat vahvasti tapahtuman rakentamiseen jo ennen kisaviikonloppua, myös osa vapaaehtoisista aloittaa omissa rooleissaan hyvissä ajoin ennen ensimmäistä kilpailupäivää. Osa tehtävistä tarjoaa mahdollisuuden päästä mukaan pidemmäksi aikaa ja kerryttää kokemusta tietystä tehtäväalueesta jo ennen itse tapahtumaa.
“Yksi vapaaehtoisista auttaa esimerkiksi hallinnollisissa asioissa jo etukäteen. Jos haluaa päästä kerryttämään kokemusta pidemmältä ajalta jostakin tietystä tehtäväalueesta, tällaiset roolit voivat olla hyvä mahdollisuus siihen”, Pakkanen kertoo.
Pakkasen vastuulla on vapaaehtoisten rekrytointi, yhteydenpito sekä alustava työvuorosuunnittelu. Hänen tavoitteenaan on löytää jokaiselle mahdollisimman sopiva rooli tapahtumassa ja rakentaa kokonaisuus, jossa erilaiset ihmiset pääsevät hyödyntämään omia vahvuuksiaan.
“Pyrin muodostamaan kokonaiskäsityksen vapaaehtoisista ja yhdessä heidän kanssaan etsin kaikille sopivat roolit tapahtumassa sekä mietin, mikä tehtävä sopisi kenellekin parhaiten.”
Vapaaehtoistehtäviin voi lähteä mukaan ilman aiempaa kokemusta kyseisestä tehtävästä tai raviurheilusta, eikä Pakkasen mukaan kokemuksen puutteen kannata antaa estää mukaan hakemista.
“Ei tarvitse osata valmiiksi mitään. Kaikki perehdytetään omiin tehtäviinsä ja jokaisessa tiimissä on oma osaava vastuuhenkilönsä tukena. Monelle tämä voi olla myös mahdollisuus kokeilla käytännössä jotakin itseään kiinnostavaa tehtäväaluetta ja nähdä samalla, miten näin suuri tapahtuma rakentuu kulissien takana.”
Työvuorot suunnitellaan Pakkasen mukaan siten, ettei tapahtumassa tarvitse viettää koko viikonloppua pelkästään töitä tehden, vaan vapaaehtoiset ehtivät myös seuraamaan raveja ja kokemaan tapahtuman tunnelmaa työvuorojensa ohella. Vapaaehtoisille tarjotaan tapahtuman aikana perehdytys, staff-paita, ruokailu sekä sisäänpääsy tapahtumaan työvuoropäivänään.
Vaikka mukaan vapaaehtoiseksi voi ilmoittautua aina tapahtuman alkuun saakka, kannustaa Pakkanen kiinnostuneita ilmoittautumaan mukaan ajoissa, sillä tehtäviä täytetään sitä mukaa kun vapaaehtoisia ilmoittautuu.
“Rohkeasti vain mukaan, vaikka vapaaehtoistyö suurtapahtumassa olisi ensimmäinen laatuaan. Mitä aikaisemmin ilmoittautuu, sitä paremmin pystyy myös vaikuttamaan omaan rooliinsa tapahtumassa. Kunkkareissa yhdistyvät festivaalitunnelma ja urheilujuhla ainutlaatuisella tavalla, joten parempaa paikkaa tehdä vapaaehtoistyötä on vaikea keksiä”, Pakkanen päättää.